SIM yang baik

Petunjuk Teknis untuk Round 8 Proposal Dana Global

Luas wilayah

Penguatan Sistem Kesehatan

Layanan Pengiriman Wilayah

Sistem Informasi dan Penelitian Operasional

Sistem informasi harus dirancang untuk mendukung data untuk pengambilan keputusan dan belajar. Banyak

sistem informasi didorong donor telah dirancang dengan tujuan sempit tertentu

program di pikiran. Global Fund telah mengambil peran kepemimpinan dalam mengakui pentingnya kesehatan

penguatan sistem informasi sebagai bagian dari program tersebut.

A. Elemen mengenai wilayah layanan untuk dipertimbangkan dalam analisis situasi

(Baik epidemi dan respon)

•

Analisis situasi harus mencakup masukan dari pengembangan sistem kesehatan nasional

kerangka kerja dan rencana. Ini termasuk Kerangka Kebijakan Kesehatan Nasional, Strategis Sektor Kesehatan

Rencana, Pendekatan Luas Sektor (SWAp), dll Secara khusus, dokumen-dokumen ini biasanya memiliki

Bagian pada penguatan sistem informasi kesehatan. Aplikasi harus menunjukkan

pengetahuan tentang dokumen-dokumen dan memasukkan rencana ini nasional ke proposal.

•

Titik kunci untuk membuat adalah bahwa kualitas, ketepatan waktu, dan penggunaan informasi ditingkatkan ketika kesehatan

informasi dikumpulkan sebagai bagian dari rencana nasional menggunakan standar nasional data untuk menghindari

duplikasi dan 'kompor-pipa' informasi.

B. Alasan untuk sistem informasi kesehatan termasuk penguatan dalam proposal

•

Hal ini jauh lebih baik untuk menginvestasikan sumber daya dalam memperkuat sistem informasi kesehatan yang ada daripada di

menyiapkan sistem informasi paralel yang hanya menyampaikan program-data spesifik.

•

Fokus GF tentang HIV, TB, dan Malaria bersama-sama menangani bidang-bidang yang signifikan dari morbiditas dan mortalitas

dan memasukkan wilayah luas praktik kesehatan. HIV itu sendiri dapat bermanifestasi sebagai berbagai macam

kondisi medis yang memerlukan respon yang komprehensif dari sistem perawatan kesehatan.

•

Selain itu, perawatan HIV, karena merupakan penyakit kompleks dan membutuhkan perawatan terkoordinasi terhadap banyak

tahun, menetapkan kebutuhan bagi individu pasien catatan medis membujur (LMR). LMR ini

sendiri secara alami mencakup informasi kesehatan yang luas. Membangun LMRs individu pasien adalah

tantangan bagi semua negara dan sangat sulit dalam pengaturan sumber daya terbatas. Namun,

LMR diperlukan untuk benar mengobati pasien dengan infeksi HIV. LMR yang terbaik didirikan

dalam konteks memperkuat sistem kesehatan dan informasi kesehatan memperkuat sistem.

C. Hubungan antara penguatan sistem kesehatan informasi dan tujuan usulan.

•

Semua tujuan Proposal memerlukan penggunaan tepat waktu, informasi yang akurat pada berbagai tingkatan

sistem kesehatan. Pada tingkat kontak dengan pasien, keputusan harus dibuat tentang kursus terbaik

tindakan dengan mempertimbangkan kondisi pasien dan praktik terbaik saat ini. Pada fasilitas dan

tingkat kabupaten, keputusan harus dibuat tentang pengelolaan sumber daya untuk secara efisien menangani

usulan tujuan. Monitoring dan evaluasi juga membutuhkan informasi yang akurat dan tepat waktu.

Informasi yang baik meningkatkan kesehatan dan efisiensi sistem kesehatan.

D. Bagaimana mendefinisikan dan mengukur populasi target (s)

•

Hampir semua informasi bersumber di tingkat masyarakat dan fasilitas. Ini, tentu saja, adalah

juga tingkat di mana layanan yang diberikan. Kelemahan utama dari kesehatan

1

---

Halaman 2

sistem informasi adalah bahwa informasi ini tidak digunakan secara efektif pada tingkat mana ia

bisa melakukan yang paling baik. Memperkuat sistem informasi kesehatan harus fokus pada

penggunaan informasi pada titik perawatan serta pelaporan pemantauan dan evaluasi.

Tingkat kabupaten adalah titik yang baik untuk memulai memperkuat karena kedua titik pengumpulan

untuk informasi masyarakat dan fasilitas dan dalam kebanyakan kasus memiliki manajerial langsung yang kuat

link ke fasilitas dan petugas kesehatan komunitas. Ini adalah idealnya diposisikan untuk mengumpulkan

informasi dan menggunakannya untuk meningkatkan manajemen perawatan, kualitas pelayanan dan efisiensi.

Dari kabupaten, informasi dapat mengalir untuk pelaporan nasional.

E. Main (penting) kegiatan untuk dipertimbangkan

•

Untuk memperkuat sistem informasi kesehatan, salah satu kebutuhan untuk melakukan penilaian hati-hati yang ada

sistem informasi kesehatan (kertas dan elektronik) termasuk elemen data dikumpulkan,

alur kerja tentang bagaimana ini digunakan, dan keputusan yang dibuat. Selain itu, sangat penting untuk melihat

pada pelatihan sumber daya manusia yang terjadi di sekitar sistem informasi kesehatan. Tambahan

bagian dari penilaian adalah teknologi informasi dan komunikasi (TIK) infrastruktur yang

ada.

•

Penilaian ini akan menyoroti area yang perlu diperkuat untuk meningkatkan kualitas dan

ketepatan waktu informasi. Kegiatan ini dapat memperkuat dipertimbangkan dalam kategori

elemen data, pengumpulan, komunikasi, dan penggunaan informasi.

•

Sistem informasi bergantung pada orang untuk masuk, menganalisis, bertindak dan belajar dari data. Kesehatan

memperkuat sistem tergantung pada orang-orang ini dan harus mencakup program komprehensif

pelatihan untuk meningkatkan keterampilan mereka.

•

Banyak negara kekurangan informasi dasar dan infrastruktur komunikasi. Penyediaan

komputer di tingkat kabupaten akan pergi jauh untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.

Infrastruktur komunikasi lebih sulit untuk membangun dan dalam banyak kasus sistem kesehatan

akan harus bergantung pada perusahaan telekomunikasi lokal untuk menyediakan konektivitas. Memiliki

komputer di tingkat kabupaten akan mengurangi kebutuhan untuk komunikasi karena biasanya ada

fisik yang dekat hubungan dengan fasilitas lokal dan pekerja kesehatan. Komunikasi data untuk

tingkat yang lebih tinggi kurang waktu sensitif dan dapat dilakukan oleh fisik mengangkut data pada disk atau

memori stick jika link komunikasi yang tidak tersedia.

F. Pendekatan (atau alat untuk) biaya kegiatan ini.

•

Penilaian dari sistem informasi kesehatan adalah proses cukup mudah mengumpulkan

informasi mengenai elemen data, bentuk, alur kerja, dan menggunakan informasi serta ada

ICT dan sumber daya manusia. Tergantung pada kedalaman dan detail, hal ini dapat dilakukan dengan 2 sampai 4

bulan waktu konsultan.

•

Menentukan kegiatan penguatan sistem kesehatan dapat dilakukan sebagai bagian dari lokakarya atau dapat menjadi

lebih terlibat proses konsultasi dengan semua pemangku kepentingan.

•

Kegiatan penguatan individu, sendiri, memiliki rentang yang sangat luas biaya tergantung pada

apa yang dilakukan.

G. Beberapa indikator kunci

•

Indikator kunci kinerja sistem informasi kesehatan meliputi ketepatan waktu, akurasi,

kelengkapan informasi kesehatan serta seberapa baik informasi tersebut digunakan untuk membuat keputusan.

•

Sebuah indikator penting yang harus diukur adalah kemampuan sistem untuk menghasilkan,

berkomunikasi, dan menggunakan indikator standar.

2

---

Halaman 3

•

Jumlah kabupaten / fasilitas pelaporan tepat waktu

•

Jumlah kabupaten / fasilitas dengan manajer data dilatih

H. Hubungan dengan SDA lainnya / program

Dengan sifatnya, informasi kesehatan memperkuat sistem adalah fungsi inti yang harus meningkatkan

fungsi dari semua program. Kuncinya di sini adalah untuk memastikan bahwa informasi yang dikumpulkan dapat

dikomunikasikan dan digunakan oleh program lain.

I. Cara gender, hak asasi manusia dan isu-isu ekuitas harus ditangani dalam menerapkan

SDA

Sistem kesehatan memperkuat kegiatan harus dirancang untuk mengumpulkan informasi mana yang sesuai

gender dan isu-isu kesetaraan. Informasi yang transparan sangat efektif dalam membawa masalah ini ke

terdepan.

J. mitra pelaksana utama yang akan dipertimbangkan

•

Karena semua mitra harus mengumpulkan dan harus memiliki minat dalam menggunakan informasi yang baik, mereka

semua harus sadar dan berpartisipasi dalam diskusi tentang sistem informasi kesehatan penilaian

dan penguatan. Hal ini sangat penting dalam kasus di mana data yang dianggap standar.

•

Ketika datang untuk melaksanakan penguatan sistem kesehatan informasi, jelas program-program yang

memiliki staf terbesar di lapangan (dan ini biasanya meliputi pelayanan itu sendiri) harus menjadi kunci

mitra pelaksana.

•

Pertimbangkan lembaga pembangunan dan program-program yang mungkin memiliki informasi paralel mereka sendiri

sistem harus dimasukkan ke dalam upaya memperkuat sehingga mereka sumber daya dan

sistem informasi memperkuat upaya dapat melengkapi upaya nasional.

•

Sektor swasta dapat menjadi mitra penting tergantung pada seberapa baik dikembangkan dan yang

peran dalam memberikan pelayanan kesehatan di negara ini.

K. Jenis dan sumber-sumber bantuan teknis yang mungkin diperlukan selama pelaksanaan

•

Sistem informasi kesehatan profesional yang memiliki pengalaman bekerja di negara-negara berkembang

Sumber-sumber utama bantuan teknis. Konsultan internasional dapat sering dengan dilengkapi dengan

individu yang hidup di negara yang memiliki pengalaman dengan berbagai sistem di dalam negeri serta

sebagai individu dari kementerian dan program utama.

•

Satu harus berhati-hati tentang menggunakan bantuan teknis dari vendor sistem informasi atau

dari orang-orang yang terkait dengan solusi sistem informasi khusus karena mereka memiliki bias yang melekat

dan konflik kepentingan.

Departemen KCS dapat membantu memberikan bantuan dalam merumuskan permintaan dan menemukan sumber daya.

Mark H. Spohr, MD

Teknis Sistem Pengetahuan Officer untuk Kesehatan

Pengetahuan Masyarakat dan Strategi (KCS)

IER / KMS

Memo kepada Manajemen: Mengapa Jangan Mereka Sistem Informasi Semua Mahal Bantuan Anda Apakah Pekerjaan Anda?

Gary Braley

Braley Consulting Services, Inc - www.braley.com 

Komputer telah datang cara panjang dalam setengah abad terakhir. Tanpa mereka kita tidak akan mendarat di bulan atau banyak penyakit disembuhkan dan kita semua akan operator telepon! Di sekitar kita ada bukti kemajuan yang luar biasa karena sebagian besar untuk komputerisasi. Pada saat yang sama ada mencolok "teknologi kesenjangan" dalam bisnis di mana kertas masih aturan."Kantor paperless" adalah sebuah lelucon dan dikutip sebagai kegagalan otomatisasi untuk mempengaruhi substansial

perubahan - terutama di hari ke manajemen transaksi hari. Apa yang salah? Kami telah membuat langkah besar dalam otomatisasi "produksi" tetapi di luar dari email, lingkungan kantor telah berubah sangat sedikit selama bertahun-tahun untuk sebagian besar manajer dan supervisor.

Tentu saja ada pengecualian untuk ini skenario yang mengerikan; dokumentasi standar seperti kebijakan dan prosedur manual sering tersedia secara online; layanan klien sering disediakan melalui situs Web, kelompok kalender dan buku alamat memusatkan suatu layanan umum beberapa bagi banyak organisasi.Rata-rata manajer sekalipun, masih terkubur di kertas dan menghabiskan banyak dokumen pengajuan waktu atau berusaha untuk menemukan dokumen yang terlalu sering misfiled. Email adalah berkat campuran karena menyediakan satu tempat lagi untuk informasi yang akan ditemukan dan cetakan yang akan dihasilkan. Terlalu sering pesan email terfragmentasi dan memiliki judul menyesatkan - RE: Pertanyaan Anda - membuat pencarian bahkan lebih bermasalah daripada dokumen kertas tradisional.

 Penyebab dari keadaan ini adalah sederhana - kami menerapkan sistem baru yang membantu dengan "bisnis inti" kita tetapi manajemen bukan "bisnis inti".Sementara beberapa daftar orang "mengadakan dua pertemuan" sebagai prestasi proyek, rapat, diskusi, panggilan telepon dan email tidak pernah tujuan penting bagi organisasi. Bahkan jika mereka jumlah pertemuan, diskusi dan panggilan konferensi yang tidak diadakan akan menjadi ukuran keberhasilan.

Mengelola Proyek IT

Kontras antara potensi dan realitas sistem informasi tidak lebih jelas daripada ketika sebuah sistem baru diimplementasikan. Sebuah sistem informasi modern telah gigabyte penyimpanan dan dapat memproses ribuan transaksi per menit. Hal ini dapat dicirikan sebagai

• Fitur dikemas

• Kapasitas tinggi

• Mudah digunakan (semacam sumur)

• Fleksibel

• Ditingkatkan dan didukung (Anda berharap)

Sekarang lihat pada proses dimana sistem seperti ini dipilih, diimplementasikan dan dikelola. Spesifikasi dan bahan lainnya untuk Request for Proposal melibatkan rim kertas dan pergi melalui berbagai revisi. Setiap revisi melibatkan penciptaan dokumen kertas baru yang harus didistribusikan dan ditinjau oleh pihak-pihak kunci. Dokumen-dokumen ini umumnya disusun dengan menggunakan pengolah kata atau spreadsheet.

Setiap tahap dari proyek - Analisis Kebutuhan, RFP, Evaluasi Proposal, Negosiasi Kontrak, Spesifikasi Detil dan Implementasi - membutuhkan ulang dokumentasi. Tidak ada cara sederhana untuk mentransfer pengetahuan yang didapat dalam satu fase ke fase berikutnya. Kontras antara manajemen dan produksi mengejutkan - proses produksi menggunakan teknologi database daftar sementara manajemen menggunakan pengolah kata. Pendekatan manajemen dapat ditandai dengan

• Pertemuan setelah pertemuan

• Faks, telepon dan email berpusat

• Rincian terjawab dan pemain penting diabaikan

• Masalah dengan setup, pelatihan interfacing, dan komunikasi

Setelah pemeriksaan dekat proses ini tidak jauh berbeda dari 1975 - kecuali untuk email! Perbandingan meremehkan antara mesin tik dan pengolah kata adalah semua terlalu akurat. Meningkatkan jumlah sekretaris dan mesin tik akan menghasilkan hasil yang sama sebagai pengolah kata.

Tidak diragukan lagi telah ada sejumlah studi - menghasilkan bertumpuk-tumpuk kertas bahkan lebih - menganalisis proses manajemen. Dengan pengecualian dari sebuah bisnis yang relatif sedikit dan industri, hasilnya telah mengecewakan. Tidak ada, seragam elektronik, arus informasi yang efisien antar manajer. Ini semua ditangani lewat email, suara dan mail perusahaan dan terakumulasi dalam tumpukan - sering kemacetan - sepanjang jalan.

Generasi dan distribusi, namun hanya salah satu masalah. Untuk setiap dokumen disiapkan beberapa orang dapat mengajukan salinan - menambah biaya penyimpanan dan pengambilan serta kebutuhan ruang. Indeks ke sistem informasi manajemen saat ini dalam memori kolektif dari manajer. Untuk menemukan sepotong informasi, Anda harus ingat ketika itu didiskusikan dan di mana hasil diskusi yang diajukan untuk mengambil dokumentasi. Tanpa memori manusia bertindak sebagai indeks, informasi mungkin juga tidak ada. Tentu saja jika memori Anda gagal semua yang perlu Anda lakukan adalah mengingat yang mungkin ingat dan berharap mereka masih bekerja untuk organisasi - dan bukan pesaing.

Sebagai organisasi meningkat dalam ukuran "kota kecil" pendekatan untuk komunikasi berantakan. Sebuah subjek yang dibahas dan diselesaikan di satu pertemuan hanya untuk dibawa nanti pada pertemuan lain karena para peserta tidak menyadari duplikasi. Tidak ada akses ke informasi dengan subjek - itu semua dengan catatan rapat atau memo. Untuk memverifikasi ini hanya mengamati tatapan kosong Anda dapatkan jika Anda meminta manajer untuk menjelaskan aliran informasi dalam departemen nya - bukan informasi produksi tetapi informasi manajemen. Ini adalah proses teratur yang mengelilingi dan mengelola implementasi sistem baru pada saat produk khas yang terlibat adalah lebih kompleks, ada sedikit waktu untuk melakukan pekerjaan, lingkungan lebih menantang dan ada risiko lebih besar kegagalan. Jika pekerjaan telah berubah, mengapa kita tidak mengubah cara kita melakukan pekerjaan?

Apa Jenis Perubahan yang Dibutuhkan

Secara umum, kita harus menggunakan informasi yang sama dan alat komunikasi dalam manajemen yang telah digunakan dalam produksi dan pemasaran selama bertahun-tahun. Ketika kami memproses daftar informasi kita harus menggunakan database pengolah kata atau spreadsheet tidak. Ketika kita berkomunikasi kita harus menggunakan internet termasuk halaman Web standar serta penyimpanan file dan download. Sebuah proyek besar yang melibatkan puluhan atau ratusan orang harus dikelola dengan alat-alat modern - alat yang tersedia secara luas dan sempurna untuk pekerjaan itu. Setiap kali seseorang mengacu pada "daftar" - daftar masalah, daftar masalah, daftar persyaratan, daftar masalah, daftar tugas, dll, mereka harus memiliki penjelasan yang baik tentang mengapa mereka tidak menggunakan database untuk proses yang daftar.

Tentu saja kita tidak bisa mendiskusikan pengolahan informasi tanpa membahas integrasi. Selama bertahun-tahun kita telah bergumul dengan isu seputar integrasi sistem. Departemen memilih produk yang sangat baik tetapi hasil keseluruhan tidak mengecewakan karena sistem tidak "berbicara satu sama lain". Proses manajemen adalah sama terfragmentasi seperti dibahas di atas. Aliran bekerja dari ide untuk diskusi pada pertemuan untuk tugas kepada individu atau tim dan akhirnya penyelesaian tidak terstruktur dengan baik dan tidak muncul setuju untuk otomatisasi tetapi dapat otomatis. Dalam database ide bisa menjadi agenda.Hal ini dapat ditugaskan kepada seseorang dan didokumentasikan sepanjang jalan. Status akhir dan hasil dapat disimpan dan dilaporkan dalam berbagai cara yang berbeda. Ini adalah kunci, memiliki informasi yang tersedia untuk laporan kepada manajemen, sebagai daftar tugas untuk tim dan sebagai kumpulan dari "masalah" untuk membahas dengan vendor - semua dari satu sumber.

Untuk desain sistem seperti ini membutuhkan jenis yang sama berpikir analitis seperti halnya produk kompleks lainnya. Persyaratan akan menjadi sebagai berikut:

• Efisien (jam minimum untuk mempersiapkan, mendistribusikan, menyimpan dan mengambil informasi)

• Akurat (penjelasan tidak diperlukan)

• Diakses (luas wilayah, kemampuan didistribusikan)

• Persistent (catatan jangka panjang dipertahankan)

• Terpadu (jumlah minimum transkripsi / interface antara database dan jumlah minimum sistem untuk belajar)

• Kumulatif (terkait, informasi seri diambil dengan mudah)

• Fleksibel (Informasi tersedia dalam berbagai bentuk)

• Biaya minimum (untuk menginstal, pengguna kereta api, mengoperasikan dan memelihara)

Proses manajemen tidak dapat menghasilkan pendapatan sehingga perbaikan proses harus diukur melalui biaya bukan pertumbuhan pengurangan pendapatan. Satu signifikan tetapi sering diabaikan "biaya" adalah pertemuan? Sementara mengadakan pertemuan kadang-kadang disamakan dengan kemajuan akan lebih baik untuk mengukur keberhasilan dalam hal

• Rapat dihilangkan atau dipersingkat

• Komite dibubarkan atau dikurangi dalam ukuran

• Jumlah email dan catatan lainnya dihilangkan

• Pengurangan duplikasi diskusi

Sebagai indikator keseriusan titik terakhir mempertimbangkan berapa banyak kali kita mendengar "Aku tahu kita bahas itu, tapi aku tidak ingat apa yang kita memutuskan" - jadi tentu saja kami akan membicarakannya lagi - atau "Saya tidak ingat ! apa yang terjadi kemarin apalagi bulan lalu "adalah Satu hal yang perlu diingat pergerakan orang - orang terkadang sangat luas - dalam dan keluar dari suatu proyek atau departemen. Pengetahuan disimpan di "bank memori" mereka bisa hilang dalam waktu yang dibutuhkan bagi mereka untuk pensiun atau mencari posisi yang lebih menarik - sering karena pengetahuan mereka.

Mengenai pengurangan pertemuan dan komite, sering tampaknya mereka adalah salah satu alasan organisasi ada dan pasti ada nilai dalam sesekali "brainstorming" yang hanya datang dari wajah ke wajah diskusi. Namun, waktu pertemuan terlalu banyak dihabiskan pingsan dan meninjau dokumentasi yang akan ditangani jauh lebih baik dengan metode lainnya. Memutuskan antara biaya dan pertemuan dapat diamati ketika seseorang mengatakan mereka tidak memiliki uang yang dianggarkan untuk proyek tersebut, tetapi mereka memiliki pertemuan bulanan untuk membahas itu. Pertemuan-pertemuan tidak bebas dan sampai konsep yang dimasukkan ke dalam perencanaan manajemen itu akan terus menjadi proses, mahal tidak efisien.

Sebagai organisasi telah tumbuh dalam ukuran dan kompleksitas selama bertahun-tahun, proses manajemen telah gagal untuk mengikuti. Teknologi ini tersedia untuk membuat langkah signifikan di daerah ini untuk organisasi-organisasi yang mengenali besarnya masalah dan keuntungan yang akan dibuat melalui otomatisasi.

Gary Braley adalah Presiden Layanan Braley Consulting sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam seleksi sistem, implementasi, perencanaan strategis dan manajemen otomatisasi proses. Dia bisa dihubungi di gbraley@braley.com. atau 612-781-4434

Memo kepada Manajemen: Mengapa Jangan Mereka Sistem Informasi Semua Mahal Bantuan Anda Apakah Pekerjaan Anda?

Gary Braley

Braley Consulting Services, Inc - www.braley.com 

Komputer telah datang cara panjang dalam setengah abad terakhir. Tanpa mereka kita tidak akan mendarat di bulan atau banyak penyakit disembuhkan dan kita semua akan operator telepon! Di sekitar kita ada bukti kemajuan yang luar biasa karena sebagian besar untuk komputerisasi. Pada saat yang sama ada mencolok "teknologi kesenjangan" dalam bisnis di mana kertas masih aturan."Kantor paperless" adalah sebuah lelucon dan dikutip sebagai kegagalan otomatisasi untuk mempengaruhi substansial

perubahan - terutama di hari ke manajemen transaksi hari. Apa yang salah? Kami telah membuat langkah besar dalam otomatisasi "produksi" tetapi di luar dari email, lingkungan kantor telah berubah sangat sedikit selama bertahun-tahun untuk sebagian besar manajer dan supervisor.

Tentu saja ada pengecualian untuk ini skenario yang mengerikan; dokumentasi standar seperti kebijakan dan prosedur manual sering tersedia secara online; layanan klien sering disediakan melalui situs Web, kelompok kalender dan buku alamat memusatkan suatu layanan umum beberapa bagi banyak organisasi.Rata-rata manajer sekalipun, masih terkubur di kertas dan menghabiskan banyak dokumen pengajuan waktu atau berusaha untuk menemukan dokumen yang terlalu sering misfiled. Email adalah berkat campuran karena menyediakan satu tempat lagi untuk informasi yang akan ditemukan dan cetakan yang akan dihasilkan. Terlalu sering pesan email terfragmentasi dan memiliki judul menyesatkan - RE: Pertanyaan Anda - membuat pencarian bahkan lebih bermasalah daripada dokumen kertas tradisional.

 Penyebab dari keadaan ini adalah sederhana - kami menerapkan sistem baru yang membantu dengan "bisnis inti" kita tetapi manajemen bukan "bisnis inti".Sementara beberapa daftar orang "mengadakan dua pertemuan" sebagai prestasi proyek, rapat, diskusi, panggilan telepon dan email tidak pernah tujuan penting bagi organisasi. Bahkan jika mereka jumlah pertemuan, diskusi dan panggilan konferensi yang tidak diadakan akan menjadi ukuran keberhasilan.

Mengelola Proyek IT

Kontras antara potensi dan realitas sistem informasi tidak lebih jelas daripada ketika sebuah sistem baru diimplementasikan. Sebuah sistem informasi modern telah gigabyte penyimpanan dan dapat memproses ribuan transaksi per menit. Hal ini dapat dicirikan sebagai

• Fitur dikemas

• Kapasitas tinggi

• Mudah digunakan (semacam sumur)

• Fleksibel

• Ditingkatkan dan didukung (Anda berharap)

Sekarang lihat pada proses dimana sistem seperti ini dipilih, diimplementasikan dan dikelola. Spesifikasi dan bahan lainnya untuk Request for Proposal melibatkan rim kertas dan pergi melalui berbagai revisi. Setiap revisi melibatkan penciptaan dokumen kertas baru yang harus didistribusikan dan ditinjau oleh pihak-pihak kunci. Dokumen-dokumen ini umumnya disusun dengan menggunakan pengolah kata atau spreadsheet.

Setiap tahap dari proyek - Analisis Kebutuhan, RFP, Evaluasi Proposal, Negosiasi Kontrak, Spesifikasi Detil dan Implementasi - membutuhkan ulang dokumentasi. Tidak ada cara sederhana untuk mentransfer pengetahuan yang didapat dalam satu fase ke fase berikutnya. Kontras antara manajemen dan produksi mengejutkan - proses produksi menggunakan teknologi database daftar sementara manajemen menggunakan pengolah kata. Pendekatan manajemen dapat ditandai dengan

• Pertemuan setelah pertemuan

• Faks, telepon dan email berpusat

• Rincian terjawab dan pemain penting diabaikan

• Masalah dengan setup, pelatihan interfacing, dan komunikasi

Setelah pemeriksaan dekat proses ini tidak jauh berbeda dari 1975 - kecuali untuk email! Perbandingan meremehkan antara mesin tik dan pengolah kata adalah semua terlalu akurat. Meningkatkan jumlah sekretaris dan mesin tik akan menghasilkan hasil yang sama sebagai pengolah kata.

Tidak diragukan lagi telah ada sejumlah studi - menghasilkan bertumpuk-tumpuk kertas bahkan lebih - menganalisis proses manajemen. Dengan pengecualian dari sebuah bisnis yang relatif sedikit dan industri, hasilnya telah mengecewakan. Tidak ada, seragam elektronik, arus informasi yang efisien antar manajer. Ini semua ditangani lewat email, suara dan mail perusahaan dan terakumulasi dalam tumpukan - sering kemacetan - sepanjang jalan.

Generasi dan distribusi, namun hanya salah satu masalah. Untuk setiap dokumen disiapkan beberapa orang dapat mengajukan salinan - menambah biaya penyimpanan dan pengambilan serta kebutuhan ruang. Indeks ke sistem informasi manajemen saat ini dalam memori kolektif dari manajer. Untuk menemukan sepotong informasi, Anda harus ingat ketika itu didiskusikan dan di mana hasil diskusi yang diajukan untuk mengambil dokumentasi. Tanpa memori manusia bertindak sebagai indeks, informasi mungkin juga tidak ada. Tentu saja jika memori Anda gagal semua yang perlu Anda lakukan adalah mengingat yang mungkin ingat dan berharap mereka masih bekerja untuk organisasi - dan bukan pesaing.

Sebagai organisasi meningkat dalam ukuran "kota kecil" pendekatan untuk komunikasi berantakan. Sebuah subjek yang dibahas dan diselesaikan di satu pertemuan hanya untuk dibawa nanti pada pertemuan lain karena para peserta tidak menyadari duplikasi. Tidak ada akses ke informasi dengan subjek - itu semua dengan catatan rapat atau memo. Untuk memverifikasi ini hanya mengamati tatapan kosong Anda dapatkan jika Anda meminta manajer untuk menjelaskan aliran informasi dalam departemen nya - bukan informasi produksi tetapi informasi manajemen. Ini adalah proses teratur yang mengelilingi dan mengelola implementasi sistem baru pada saat produk khas yang terlibat adalah lebih kompleks, ada sedikit waktu untuk melakukan pekerjaan, lingkungan lebih menantang dan ada risiko lebih besar kegagalan. Jika pekerjaan telah berubah, mengapa kita tidak mengubah cara kita melakukan pekerjaan?

Apa Jenis Perubahan yang Dibutuhkan

Secara umum, kita harus menggunakan informasi yang sama dan alat komunikasi dalam manajemen yang telah digunakan dalam produksi dan pemasaran selama bertahun-tahun. Ketika kami memproses daftar informasi kita harus menggunakan database pengolah kata atau spreadsheet tidak. Ketika kita berkomunikasi kita harus menggunakan internet termasuk halaman Web standar serta penyimpanan file dan download. Sebuah proyek besar yang melibatkan puluhan atau ratusan orang harus dikelola dengan alat-alat modern - alat yang tersedia secara luas dan sempurna untuk pekerjaan itu. Setiap kali seseorang mengacu pada "daftar" - daftar masalah, daftar masalah, daftar persyaratan, daftar masalah, daftar tugas, dll, mereka harus memiliki penjelasan yang baik tentang mengapa mereka tidak menggunakan database untuk proses yang daftar.

Tentu saja kita tidak bisa mendiskusikan pengolahan informasi tanpa membahas integrasi. Selama bertahun-tahun kita telah bergumul dengan isu seputar integrasi sistem. Departemen memilih produk yang sangat baik tetapi hasil keseluruhan tidak mengecewakan karena sistem tidak "berbicara satu sama lain". Proses manajemen adalah sama terfragmentasi seperti dibahas di atas. Aliran bekerja dari ide untuk diskusi pada pertemuan untuk tugas kepada individu atau tim dan akhirnya penyelesaian tidak terstruktur dengan baik dan tidak muncul setuju untuk otomatisasi tetapi dapat otomatis. Dalam database ide bisa menjadi agenda.Hal ini dapat ditugaskan kepada seseorang dan didokumentasikan sepanjang jalan. Status akhir dan hasil dapat disimpan dan dilaporkan dalam berbagai cara yang berbeda. Ini adalah kunci, memiliki informasi yang tersedia untuk laporan kepada manajemen, sebagai daftar tugas untuk tim dan sebagai kumpulan dari "masalah" untuk membahas dengan vendor - semua dari satu sumber.

Untuk desain sistem seperti ini membutuhkan jenis yang sama berpikir analitis seperti halnya produk kompleks lainnya. Persyaratan akan menjadi sebagai berikut:

• Efisien (jam minimum untuk mempersiapkan, mendistribusikan, menyimpan dan mengambil informasi)

• Akurat (penjelasan tidak diperlukan)

• Diakses (luas wilayah, kemampuan didistribusikan)

• Persistent (catatan jangka panjang dipertahankan)

• Terpadu (jumlah minimum transkripsi / interface antara database dan jumlah minimum sistem untuk belajar)

• Kumulatif (terkait, informasi seri diambil dengan mudah)

• Fleksibel (Informasi tersedia dalam berbagai bentuk)

• Biaya minimum (untuk menginstal, pengguna kereta api, mengoperasikan dan memelihara)

Proses manajemen tidak dapat menghasilkan pendapatan sehingga perbaikan proses harus diukur melalui biaya bukan pertumbuhan pengurangan pendapatan. Satu signifikan tetapi sering diabaikan "biaya" adalah pertemuan? Sementara mengadakan pertemuan kadang-kadang disamakan dengan kemajuan akan lebih baik untuk mengukur keberhasilan dalam hal

• Rapat dihilangkan atau dipersingkat

• Komite dibubarkan atau dikurangi dalam ukuran

• Jumlah email dan catatan lainnya dihilangkan

• Pengurangan duplikasi diskusi

Sebagai indikator keseriusan titik terakhir mempertimbangkan berapa banyak kali kita mendengar "Aku tahu kita bahas itu, tapi aku tidak ingat apa yang kita memutuskan" - jadi tentu saja kami akan membicarakannya lagi - atau "Saya tidak ingat ! apa yang terjadi kemarin apalagi bulan lalu "adalah Satu hal yang perlu diingat pergerakan orang - orang terkadang sangat luas - dalam dan keluar dari suatu proyek atau departemen. Pengetahuan disimpan di "bank memori" mereka bisa hilang dalam waktu yang dibutuhkan bagi mereka untuk pensiun atau mencari posisi yang lebih menarik - sering karena pengetahuan mereka.

Mengenai pengurangan pertemuan dan komite, sering tampaknya mereka adalah salah satu alasan organisasi ada dan pasti ada nilai dalam sesekali "brainstorming" yang hanya datang dari wajah ke wajah diskusi. Namun, waktu pertemuan terlalu banyak dihabiskan pingsan dan meninjau dokumentasi yang akan ditangani jauh lebih baik dengan metode lainnya. Memutuskan antara biaya dan pertemuan dapat diamati ketika seseorang mengatakan mereka tidak memiliki uang yang dianggarkan untuk proyek tersebut, tetapi mereka memiliki pertemuan bulanan untuk membahas itu. Pertemuan-pertemuan tidak bebas dan sampai konsep yang dimasukkan ke dalam perencanaan manajemen itu akan terus menjadi proses, mahal tidak efisien.

Sebagai organisasi telah tumbuh dalam ukuran dan kompleksitas selama bertahun-tahun, proses manajemen telah gagal untuk mengikuti. Teknologi ini tersedia untuk membuat langkah signifikan di daerah ini untuk organisasi-organisasi yang mengenali besarnya masalah dan keuntungan yang akan dibuat melalui otomatisasi.

Gary Braley adalah Presiden Layanan Braley Consulting sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam seleksi sistem, implementasi, perencanaan strategis dan manajemen otomatisasi proses. Dia bisa dihubungi di gbraley@braley.com. atau 612-781-4434